Les logiciels de bureau basés sur le Web, tels que Google docs et Microsoft Office 365, ont progressivement évolué au cours des dernières années pour devenir crédibles pour les besoins réels des utilisateurs. Ils offrent, à un coût très bas, ou, en apparence, gratuitement, un certain nombre de logiciels en ligne, qui incluent un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentation … et du stockage en ligne.

Au départ vus comme un objet de curiosité (quand tout le monde utilisait Microsoft Office ou Open / Libre-Office …), ils se sont beaucoup améliorés en terme de fonctionnalités.

Entre outre, ils sont devenus de plus en plus confortables à utiliser avec le déploiement d’un accès Internet résidentiel rapide et à faible latence.

Mais la principale caractéristique qui a fait de toutes ces solutions des « must-have » dans les années 2010 est leur capacité à permettre aux gens de partager des documents et de travailler simultanément, en temps réel, sur ces documents. Cette fonction de collaboration, en particulier dans notre nouveau monde de la mobilité et du télétravail, a définitivement fait des suites office installables des outils du passé pour un nombre croissant de personnes (dont moi).

Ces solutions ont encore quelques inconvénients

En particulier, les outils Google sont gratuits, uniquement parce qu’ils font partie d’un écosystème qui capture ses utilisateurs et toutes leurs données dans un modèle d’affaires indirect axé sur la publicité. De fait, Google vend les données de ses utilisateurs aux annonceurs. D’autre part, Microsoft, qui vient de l’ancien monde du logiciel, a un modèle d’entreprise de transition, où ils vendent souvent des licences Office365 au sein d’une offre plus vaste, qui comprend toujours le logiciel Office ancestral.

Quoi qu’il en soit, il s’agit dans tous les cas de solutions propriétaires, au code source fermé, qui n’offrent aucune garantie à leurs utilisateurs, ni en terme de sécurité des données, ni en terme de confidentialité des données. Par conséquent, malgré leurs qualités techniques, ces logiciels n’offrent aucune garantie aux utilisateurs.

Des alternatives Open Source

Fort heureusement, des alternatives Open Source crédibles ont récemment fait surface :

• LibreOffice/Collabora a fait un excellent travail en offrant une version en ligne d’OpenOffice, que j’ai couverte dans un article précédent . J’ai été très impressionné par ce produit, mais à l’époque, il était encore un peu “rude”, et malheureusement il n’offrait pas la fonctionnalité de collaboration en temps réel qui rend ces outils si désirables. La dernière fois que j’ai vérifié, il y manquait encore cette capacité de travail collaboratif.
• OnlyOffice a été développé en Europe du Nord depuis plusieurs années, et m’a  contacté pour savoir si je serais intéressé[1] pour jetter un oeil à leur solution (open source). Au début, j’avoue que j’ai douté qu’une initiative indépendante puisse défier les «grands» et LibreOffice / Collabora. J’avais tort.

Incroyable OnlyOffice

Je ne vais pas entrer dans de nombreux détails, mieux vous donner une idée générale de ce qu’il fait et aller de l’avant avec l’installation !

OnlyOffice est un logiciel de bureau en ligne qui peut être utilisé sur leurs serveurs, dans le cloud, ou être installé sur les vôtres. Ils proposent un certain nombre d’abonnement abordables à partir de 1 $ / 1 € / utilisateur / mois. Et vous devriez considérer ces plans sérieusement en gardant à l’esprit que OnlyOffice ne fera pas d’affaires avec vos données personnelles comme le fait Google. C’est même gratuit pour les organisations à but non lucratif.

Ou vous pouvez l’installer, gratuitement ou avec un plan d’assistance, sur vos propres serveurs.

OnlyOffice fournit également :

• un espace de stockage en ligne (« drive ») qui permet de gérer vos documents dans le nuage
• une suite office en ligne incluant un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentation, etc.
• des connecteurs à plusieurs solutions de stockage en nuage
• une solution de serveur mail (apparemment dérivée de de l’excellent iRedMail )
• une solution de serveur de calendrier, intégrée au serveur de messagerie
• une solution CRM
• une solution de gestion de projet (incluant des diagrammes de Gantt et la gestion du temps)
• des applications mobiles iOS et Android dédiées

Faisons un petit essai

Au lieu de copier-coller les captures d’écran disponibles sur le site de OnlyOffice, je vais présenter comment il peut être installé et configuré.

Cependant, je ne vais pas essayer de tout recompiler à partir des sources ! J’ai donc cherché le moyen le plus simple, et j’ai donc décidé de l’installer à partir de leurs images Docker prêtes à l’emploi, en utilisant un hébergement cloud chez Scaleway , en utilisant leur image système Docker OS.

Très heureusement, OnlyOffice fournit des images et des instructions Docker sur leur site Web , afin de configurer rapidement un document complet, un serveur mail et un serveur communautaire OnlyOffice.

En conséquence, en utilisant quelques commandes docker, vous obtenez l’ensemble du système prêt à tester !

Notez qu’il faudra un certain temps au serveur, dès la première connexion, pour initialiser tous ses services, jusqu’à 10 minutes.

L’étape suivante consiste à vous connecter à votre nouveau portail sur l’adresse IP publique de votre serveur et à configurer les entrées DNS correctes pour celui-ci.

La première fois que vous vous connectez, le système s’auto-configure pendant plusieurs minutes, il peut être long et augmenter considérablement la charge de votre serveur.

Vous pouvez maintenant accéder à une console d’administration complète où vous pouvez choisir les modules que vous souhaitez activer et configurer différents services :

Par exemple, vous pouvez configurer votre serveur de messagerie et définir des utilisateurs:

 

Mais, probablement, l’un des aspects les plus intéressants de OnlyOffice est sa suite de traitement de texte, de tableur et de présentation, avec une collaboration en ligne en temps réel.

Et j’ai eu l’occasion de l’essayer “dans la vraie vie” récemment. En effet ma fille de 12 ans a écrit son premier roman, et elle avait besoin de relecteurs. Nous avons donc téléchargé son brouillon sur mon instance OnlyOffice, puis nous avons pu lire, faire des commentaires, suggérer des corrections en temps réel et depuis différents endroits :

Les modifications apparaissents quasi en temps réel, et c’est très confortable à utiliser, même avec trois personnes en même temps sur le même document.

Idem avecle  tableur et la présentation. Il est facile de configurer des autorisations d’accès et d’envoyer un lien à n’importe qui pour une collaboration instantanée :

Un tchat intégré permet également d’échanger à propos du document en cours d’édition.

Un autre aspect intéressant de OnlyOffice est qu’il propose une application mobile installable (sur iOS et Android). Vous pouvez l’utiliser pour accéder à votre document, soit via le nuage officiel d’OnlyOffice, soit sur votre propre portail OnlyOffice. Il a juste besoin de l’adresse du portail et de votre identifiant / mot de passe pour vous donner accès à vos documents, en lecture ou  pour les modifier :

Conclusion, avantages et inconvénients

Je n’ai pas testé en profondeur tous les modules d’OnlyOffice, en particulier le CRM. Le logiciel de gestion de projet semble bien fonctionner et est assez intuitif, et bien sûr, profite de la gestion intégrée des documents.

Alors qu’est-ce qui est mauvais dans OnlyOffice ?

J’ai encore du mal à configurer un serveur de messagerie. Même en suivant les recommandations et en configurant correctement les entrées DNS, le système râle toujours. Probablement que j’ai fait quelque chose qui ne va pas (j’ai essayé deux fois en repartant de zéro cependant). Sur cet aspect, j’ai trouvé que iRedMail reste beaucoup plus facile à installer.

La fonction de calendrier est OK, mais elle n’offre pas une bonne synchronisation, comme pour un service CalDAV classique. Pour autant que j’ai testé, il peut seulement exporter un lien iCal, de sorte que vous pouvez ajouter votre calendrier OnlyOffice à votre application mobile, pour la lecture seulement. Et sur iOS il ne semble pas se synchroniser automatique. Vous devrez donc recharger l’URL manuellement pour obtenir de nouveaux événements. Pas réaliste dans la vraie vie.

En ce qui concerne les logiciels Office, on peut regretter qu’ils convertissent les formats au format Office Open XML (.docx). Mais si ce format repose sur une nome ( ISO/IEC 29500) et donc davantage interopérable que les anciens formats .doc, je pense que cet aspect devrait  vraiment être considéré sérieusement étant donné qu’OnlyOffice est une solution Open Source.

Encore une fois à propos du logiciel office en ligne, en ce qui concerne l’interface utilisateur :  je la trouve propre, belle et intuitive, mais il y a encore quelques problèmes. Par exemple, lors de l’insertion d’un commentaire, le panneau de commentaire masque le texte commenté jusqu’à ce que vous recommenciez à éditer, ce qui est gênant. En outre, la numérotation des pages doit être améliorée : elle n’est mise à jour que si vous cliquez dans la page. Les numéros devraient probablement plutot suivre la page qu’on est en train de visualiser (utile lorsqu’on les fait défiler par exemple).

J’ai également remarqué que le système installé utilise beaucoup de ressources sur le serveur. Il a besoin de beaucoup de RAM et de plusieurs processeurs pour se comporter correctement. C’est peut-être parce que tout le système a été réalisé en Mono (.net), ce qui peut ne pas être optimal sur un serveur Linux.

Quoi qu’il en soit, mon sentiment général à propos d’OnlyOffice est que c’est une suite en ligne open source vraiment géniale, quasi miraculeuse. C’est à mon sens un système réaliste pour protéger votre vie privée et reprendre le contrôle de vos données. J’envisage d’y basculer prochainement tous mes documents.

Vous devriez probablement l’envisager pour votre organisation ou votre usage personnel.

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— Gaël Duval 2017 – Interested in open source, mobile operating systems, data privacy? Follow me on Twitter

[1] à ce sujet je tiens à préciser que je n’ai aucun intérêt dans OnlyOffice ni ne tire de contrepartie d’aucune sorte de cet article.